तुमच्या ग्राहकांना आणि सहकार्‍यांना लांबलचक ईमेल पाठवणे सामान्यत: परावृत्त केले जाते. तथापि, असे काही वेळा आहेत जेव्हा आपल्याला फक्त एक लांब अद्यतन किंवा विहंगावलोकन पाठवण्याची आवश्यकता असते.
अशावेळी, तुम्ही स्वतःला आणि प्राप्तकर्त्याला योग्य बिंदूवर पोहोचवून आणि माहितीसाठी त्यांना लांब परिच्छेद खोदण्याची गरज नाही याची खात्री करून घ्यायची इच्छा असेल.
या लेखात, आम्‍ही तुम्हाला काही वेळा सांगू जे तुम्ही तुमच्या लांब ईमेल अधिक वाचनीय आणि प्रतिसाद देण्यासाठी सोपे बनण्‍यासाठी वापरू शकता.
1. सारांश देण्यासाठी बुलेट पॉइंट्स वापरा
एक लांब ईमेल लिहिताना लक्षात ठेवण्याची सर्वात महत्वाची गोष्ट म्हणजे प्राप्तकर्ता त्याद्वारे स्किम करेल. असे केल्याने, ते महत्त्वाची माहिती किंवा प्रश्न चुकवू शकतात कारण वाचण्यासारखे बरेच काही होते.
एक लांब ईमेल लिहिताना, तुम्ही हे सुनिश्चित करू इच्छित आहात की तुम्ही प्राप्तकर्त्यासाठी ते पाहणे सोपे केले आहे, तरीही मुख्य टेकअवे शोधा—दुसऱ्या शब्दात, तुम्हाला तुमच्या ईमेलमध्ये अचूक व्हायचे आहे. अशा प्रकारे, त्यांना आवश्यक असलेली माहिती मिळेल आणि तुम्हाला अधिक विचारपूर्वक उत्तर मिळण्याची शक्यता आहे.
या लेखातील प्रत्येक टिपा तुम्हाला अधिक स्किम करण्यायोग्य, टू-द-पॉइंट ईमेल मिळविण्यात मदत करेल—विशेषतः बुलेट पॉइंट वापरून.
पॉइंट फॉर्ममध्ये माहिती लिहिण्याचा अर्थ असा नाही की तुम्ही संभाषण करू शकत नाही. तुमच्याकडे तुमच्या ईमेलचे इतर भाग असू शकतात, जसे की ग्रीटिंग आणि साइन-ऑफ. तथापि, बिंदूंमध्ये माहितीचा सारांश दिल्यास संदेश जलद आणि प्रभावीपणे पोहोचेल.
प्रत्येक तपशील समाविष्ट करण्याऐवजी, तुमच्या संदेशातील महत्त्वाची माहिती ओळखा आणि काळजी करण्याचे टाळा. प्राप्तकर्त्याला प्रत्येक विषयाच्या प्ले-बाय-प्लेची आवश्यकता नाही, त्यांना फक्त मुख्य मुद्दे आवश्यक आहेत.
2. महत्त्वाच्या मुद्यांसाठी ठळक वापरा
ईमेलमध्ये सर्व कॅप्स वापरणे व्यावसायिक नाही. तथापि, आपण काही सूक्ष्म बोल्डिंगसह आपल्या वाचकांना योग्य दिशेने निर्देशित करू शकता. अर्थात, तुम्ही प्रत्येक गोष्टीसाठी हे करू इच्छित नाही, परंतु तारीख, स्मरणपत्र किंवा कृती यांसारखी काही माहिती तुम्ही पाहत असल्याची खात्री करून घ्यायची असल्यास, ती बोल्ड करा.
उदाहरण फक्त हेडिंग्स आणि दोन वाक्यांसाठी ठळक वापरते, ज्या दोन्हीवर प्रेषकाने कृती करावी असे वाटते—मीटिंगच्या मिनिटांमध्ये अधिक माहिती शोधणे आणि मीटिंग विसरू नका. जर तो ईमेल स्किम करत असेल तर त्याचे लक्ष वेधून घेण्याची शक्यता जास्त आहे आणि तो संदर्भासाठी उर्वरित वाचू शकतो.
हा मजकूरातील फक्त एक सूक्ष्म बदल असल्याने, प्राप्तकर्त्याला तुम्ही ओरडत आहात असे वाटण्याची शक्यता कमी आहे, जसे की ते सर्व टोप्यांसह असू शकतात.
3. शीर्षकांसह ईमेलला विषयांमध्ये खंडित करा
तुमच्या ईमेलमध्ये शीर्षके जोडणे तुमच्या प्राप्तकर्त्याला कादंबरी पाठवल्यासारखे वाटू शकते, परंतु याचा अर्थ असा नाही की प्रत्येकाच्या खाली एक टन माहिती असावी. असे केल्याने ते काही विशिष्ट माहिती शोधत असल्यास किंवा त्यांना नंतर संदर्भ देण्याची आवश्यकता असल्यास ईमेल जलद प्राप्त करण्यात मदत होते.
शीर्षक ठळक ठेऊन आणि प्रत्येक विभागादरम्यान ओळ ब्रेक वापरून, तुम्ही प्रत्येक विभागामध्ये जागा तयार करू शकता, ज्यामुळे ते वाचणे सोपे होईल—इतर दस्तऐवजाप्रमाणेच.
जर तुमच्याकडे अनेक विषय असतील ज्यांना तुम्ही कव्हर करू इच्छित असाल तर वेगळ्या ईमेलची हमी नाही—उदाहरणार्थ, दैनिक विहंगावलोकन किंवा प्रगती अद्यतने.
4. कोट्ससाठी भिन्न स्वरूपन वापरा
जर तुम्हाला माहिती इतर कोणीतरी लिहिली तशीच प्रसारित करायची असेल, तर तुमच्या स्वतःच्या वर्णनापासून ती वेगळी करण्यात मदत करण्यासाठी फॉरमॅटिंगमध्ये सूक्ष्म बदल करा. त्यामुळे तुमचा मेसेज कुठे संपतो आणि दुसरा कुठे सुरू होतो याबाबत कोणताही गोंधळ होत नाही.
अवतरण चिन्ह नक्कीच युक्ती करू शकतात, परंतु जर तुमच्याकडे आधी आणि नंतर भरपूर मजकूर असेल, तर तो एक लांब परिच्छेद तयार करू शकतो जो वाचण्यास कमी आणि एका दृष्टीक्षेपात माहिती काढण्यासाठी अधिक आहे. आव्हानात्मक आहे.
ईमेलमध्ये मजकूर फॉरमॅट करताना लक्षात ठेवण्याची आणखी एक गोष्ट, तुम्ही बरेच फॉन्ट आणि रंग वापरणे टाळू शकता कारण ते ईमेल अव्यावसायिक दिसू शकते.
5. शेवटपर्यंत प्रश्न जतन करा
तुम्ही कधी ईमेलमध्ये बरेच प्रश्न विचारले आहेत आणि कदाचित अर्धी उत्तरे मिळाली आहेत? हे अगदी लहान ईमेल किंवा संदेशांमध्ये देखील होऊ शकते.
तुमचे प्रश्न शेवटपर्यंत जतन करण्याचा प्रयत्न करा आणि ते लहान आणि मुद्देसूद ठेवा. हे केवळ वाचकांना ते पाहण्यास मदत करेल असे नाही, तर तुम्ही वाटेत काय विचारले हे देखील ते विसरणार नाहीत कारण तुम्ही नंतर कोणतीही माहिती सादर करत नाही.
इतकेच काय, तुम्ही त्यांना विचारलेल्या क्रमाने प्रश्नांची स्पष्ट उत्तरे देणारा प्रतिसाद ते तुम्हाला पाठवू शकतात.
हे मूर्खपणाचे वाटू शकते, परंतु दररोज तुम्हाला सादर केलेल्या सर्व ईमेल, मजकूर, संदेश आणि डिजिटल मीडियाचा विचार करा. ईमेल ओव्हरलोडमुळे किंवा माहितीचा एक भाग दुसर्‍यापेक्षा वेगळा असल्याने विचलित होणे सोपे आहे.
अतिरिक्त टीप-तुमच्या विषय ओळीत विशिष्ट व्हा
ही अतिरिक्त टीप सर्वसाधारणपणे सर्व ईमेलसाठी कार्य करते. तुमच्या विषय ओळीत विशिष्ट असल्याने, तुम्ही प्राप्तकर्त्याला अनेक प्रकारे मदत करत आहात—त्यांना कळेल की ते खरोखर कशाबद्दल आहे, ते त्यास प्राधान्य देतील.